Nieuws/Blog

De ingrediënten van een effectieve samenwerking 1/4: het team

Blijf up-to-date

In deze vierdelige blogserie bespreken we alles wat uw bedrijf nodig heeft om de samenwerking op de beste, meest productieve, efficiënte en prettige manier te laten verlopen. Omdat dit een IT-blog is kijken we natuurlijk voornamelijk met een IT-bril en richten we ons op de applicaties die u daarbij kunt gebruiken, en hoe deze het meest effectief te hanteren. Toch kunnen we bij een onderwerp als samenwerking niet volledig voorbijgaan aan andere ingrediënten; namelijk de mensen die daadwerkelijk met elkaar moeten gaan samenwerken, en de fysieke omgeving waarin zij dat doen. De hoofdgedachte hierbij is dan steeds: Hoe kunt u de de systemen die u implementeert zo goed mogelijk laten aansluiten bij de menselijke en fysieke omgeving waarin ze gebruikt zullen worden, om een effectieve samenwerking te bevorderen?

Het eerste gedeelte van deze serie – het huidige artikel – gaat over de meer ‘softe’, non-IT aspecten van samenwerking. We hebben het hier over het wie, wat, waar, wanneer en waarom van de mensen; de entiteiten die toch centraal staan wanneer we het hebben over effectief samenwerken. Vanuit IT-perspectief is het natuurlijk zeer belangrijk om hier een inzicht in te hebben alvorens een infrastructuur te gaan ontwerpen: voor wie moet het systeem gaan werken, wat zijn hun drijfveren en voorkeuren, en hoe maken we het zo gemakkelijk mogelijk voor hen om het nieuwe systeem samen te gaan gebruiken?

Ingrediënt 1: De mens

Goed, al zijn IT’ers niet allemaal exact de mensenschuwe misantropen waarvoor ze weleens worden aangezien; mensen zijn toch erg complexe, en aantoonbaar irrationele en dus onvoorspelbare wezens. Toch zijn er wetenschappers – men noemt hen psychologen en sociologen – die erin geslaagd zijn om de gedragingen en voorkeuren van individuen en mensen in groepen enigszins te klassificeren.

De softwaresystemen die wij dan ontwerpen om mensen gemakkelijker, prettiger en effectiever te laten samenwerken, moeten dan op zo’n manier in elkaar gestoken worden dat zij aansluiten bij de voorkeuren van die samenwerkende mens.

Jacob Morgan is een expert op het gebied van organisatiepsychologie en samenwerking, en de manier waarop software daarbij ondersteunend kan worden toegepast. Hij schreef een waardevol artikel op forbes.com waarvan we hier kort de hoofdpunten bespreken, om u goed op weg te helpen.

De 12 kenmerken van een goed samenwerkende organisatie

Op basis van onder andere literatuuronderzoek en 12 diep uitgewerkte praktijkcases stelden Jacob en zijn team een model op met de 12 principes van een effectief samenwerkende organisatie. Hieronder vindt u een uitleg van de 12 principes.

  1. Stel de winst voor het individu boven het belang van de organisatie
    Zorg ervoor dat, bij het communiceren omtrent de implementatie van een nieuw of verbeterd IT-systeem of een nieuwe applicatie, de directe winst voor de individuele medewerker wordt benadrukt. Mensen zijn vooral geïnteresseerd in hoe een nieuw systeem hun eigen leven makkelijker gaat maken.
  2. Eerst strategie, dan technologie
    Voordat u een prachtig nieuw staaltje techniek gaat toepassen, zult u eerst een strategie moeten bedenken die u laat kijken naar het waarom, voordat u naar het hoe kijkt.
  3. Leer uzelf aan om uit de weg te stappen
    Het is belangrijk en handig om enkele richtlijnen en best practices te hanteren. Echter, u moet medewerkers ook de ruimte geven om te doen wat ze moeten doen.
  4. Luister naar de stem van de medewerker
    In het verlengde van het voorgaande punt: we zijn er allemaal zo mee bezig om te luisteren naar de stem van de klant (oftewel de voice of the customer). Maar het is minstens even belangrijk om goed te luisteren naar de stem van uw eigen medewerkers. Luister naar hun behoeften, hun ideeën, hun voorkeuren en feedback, en integreer deze in uw IT-oplossingen.
  5. Geef het goede voorbeeld
    Management is een zeer belangrijk instrument om verandering te faciliteren en gewenst gedrag te bevorderen. Als de leidinggevenden in uw bedrijf geen gebruik maken van samenwerkingstools en -oplossingen, waarom zouden andere medewerkers dat dan wel doen?
  6. Integreer IT-oplossingen in de bestaande workflow
    Misschien een herhalend punt, maar desalniettemin erg belangrijk. Het is absoluut niet de bedoeling dat ‘samenwerking’ iets wordt dat door medewerkers als een extra taak of extra verplichting wordt gezien. Kijk naar de bestaande workflow binnen de organisatie, en richt de systemen zodanig in dat ze hier naadloos op aansluiten.
  7. Creëer een ondersteunende omgeving
    Veel organisaties kennen een structuur waarbij samenwerking gewenst wordt, maar medewerkers uiteindelijk beloond worden voor hun individuele prestaties. Zorg er dus bijvoorbeeld voor dat een deel van de bonus voor medewerkers bestaat uit een waardering voor hun goede samenwerking met anderen.
  8. Meet datgene waar het om gaat
    Richt u wat betreft meten en analytics op cijfers die echt belangrijk zijn voor uw bedrijf, en het soort cijfers dat direct te verbinden is aan business cases.
  9. Volharding
    Initiatieven ten bate van een effectievere samenwerking behoren geen ‘pilots’ te zijn: het zouden strategische, doordachte en lange termijn initiatieven moeten zijn die vanuit het management worden ondersteund. Samenwerken is geen experiment: het is de enige manier om vooruit te komen en optimaal gebruik te maken van het talent en de mogelijkheden binnen uw organisatie.
  10. Pas u(w bedrijf) aan en evolueer
    Samenwerking op de werkvloer evolueert constant, aangezien er continu nieuwe tools en strategieën bij komen. Daarom is het van groot belang dat uw organisatie open blijft voor aanpassingen wanneer er nieuwe oplossingen moeten worden geïntegreerd.
  11. De klant heeft ook veel baat bij een effectievere samenwerking tussen medewerkers
    Medewerkers kunnen een veel betere customer experience en betere support afleveren, wanneer zij directe toegang hebben tot interne experts, informatie, en andere hulpbronnen waarmee ze de klant van dienst kunnen zijn.
  12. Een goede samenwerking kan van onze wereld een betere plek maken
    Misschien wel het belangrijkste onderdeel van het ‘waarom’ van effectieve samenwerking, is dat het al onze levens zoveel beter kan maken. Natuurlijk het kan kosten besparen, de winstmarges verhogen, en klanten een betere ervaring geven. Maar het zorgt er ook voor dat medewerkers zich sterker verbonden voelen met hun organisatie, meer vrijheid en plezier beleven in en aan hun werk, werkstress vermindert, en mensen over het algemeen gelukkiger zijn.

Een inspanning vanuit het management

Zoals u ziet dient de implementatie van een nieuwe applicatie of geheel vernieuwde IT-omgeving voor uw organisatie echt een inspanning te zijn van het gehele bedrijf, en strategisch en daadkrachtig ondersteund te worden door het management. Maak vooral gebruik van de inzichten die een HR- of cultuurmanager u kan bieden, maar zoek zeker ook aansluiting en steun bij de directie en managers van alle verschillende afdelingen. Zo vergroot u de kans op slagen van uw project, en de kans dat de vernieuwing de gewenste winst oplevert voor uw bedrijf.

What’s next

De opbouw van deze blogserie is verder als volgt:

Deel 2 – In het tweede artikel bespreken we de fysieke werkomgeving met aandacht voor de inrichting van de werkplek, en het samenwerken op afstand. Dit is feitelijk een aanvulling op het eerste gedeelte, omdat menselijke, fysieke en virtuele infrastructuur hoe dan ook met elkaar verbonden zijn en elkaar wederkerig zullen beïnvloeden. Ook hier vindt u tips voor het effectief opzetten of herinrichten van de systemen waarmee binnen uw bedrijf gewerkt worden.

Deel 3 en 4 – De laatste twee artikels in deze serie gaan dan uiteindelijk over enkele veel gebruikte applicaties die u kunt gebruiken om, op basis van de informatie die u in deel 1 en 2 gelezen hebt, de gedroomde IT-omgeving vorm te geven voor de medewerkers van jouw organisatie. De applicaties die we dan bespreken zijn Microsoft Dynamics CRM, Yammer (en enterprise social media in het algemeen), Sharepoint, Outlook, UF 365 en Lync. Natuurlijk staan de consultants van Userfull klaar om u te helpen met de implementatie van al deze applicaties. We wensen u veel leesplezier. We horen ook graag van u hoe nuttig de informatie in deze serie voor u was.

e-book_userfull
E-BOOK

Bescherm je bedrijf tegen cyberaanvallen

Zorg ervoor dat jouw bedrijf niet ten prooi valt aan cybercriminaliteit en breng jouw IT security naar nieuwe hoogtes. Download ons E-Book en ontdek welke verbeteringen jouw organisatie vandaag nog kan ondernemen. 

Wit_logo_userfull_footer

Scherpenhoek 91
2850 Boom
BTW BE 0439.828.286

Tel: 02 282 08 08
E-mail: info@userfull.be

Nieuwsbrief

Schrijf je hier in voor meer nieuws

Scroll naar top