De hybride werkomgeving van vandaag biedt ons enorm veel mogelijkheden om efficiënt samen te werken. Behoudens enkele uitzonderingen, durven we te stellen dat een werknemer op een gemiddelde werkdag één of meerdere keren z’n e-mails opent, online meetings bijwoont, met collega’s communiceert via chat en vaak nog allerhande agenda– en andere notificaties (denk bijvoorbeeld aan intranet, document sharing, CRM, …) krijgt.

Tegelijkertijd creëert deze waaier aan opties om met elkaar in contact te staan, net vaak ruis in de effectieve communicatie. De veelheid zorgt voor onduidelijkheid in responsverwachting en neemt tevens de focus weg van het eigenlijke werk.

Dat is althans wat wij zelf ervaren hebben bij Userfull

Omdat een regelmatige ‘digital detox’ echter geen optie is in onze dagelijkse bedrijfsvoering, ontwikkelden we een zogenaamde communicatiematrix. Op deze manier kunnen onze medewerkers met respect voor elkaars welzijn omgaan met digitale communicatie.

Hoe deze matrix ingevuld wordt, hangt natuurlijk af van bedrijf tot bedrijf, zolang er maar bewust over nagedacht wordt. Ter inspiratie, lichten we graag enkele van onze interne afspraken uit bovenstaande matrix toe:

• One-to-all e-mails waar mensen vervolgens al dan niet per ongeluk ook nog eens ‘reply to all’ op doen? Dergelijke organisatiebrede communicatie gebeurt bij Userfull via Yammer: niet dringend, geen verwachting omtrent respons(tijd).
• Kluwen van informatie in CRM, op SharePoint en in de mailboxen van iedereen die ook maar iets van rol speelt in bepaalde projecten? Onze interne werking voor klanten gebeurt centraal vanuit Teams Channel met verwachte respons binnen dezelfde werkdag. Moet er toch sneller geschakeld worden door de ontvanger, stuur je een sms, alleen als het urgent is, bel je.
• Verschillende afdeling gerelateerde Whatsapp-groepjes? Omwille van overwegingen op vlak van security alsook qua work/off-work onderscheid beschouwen wij binnen Userfull Whatsapp als een privé chatkanaal. Vluchtige doch mogelijks belangrijke werk gerelateerde mededelingen of vragen gebeuren via Teams chat.
• …

“Zie deze blog als een uitnodiging om het anders te doen”

Misschien herken je sommige situaties wel en wellicht kan je nog een aantal voorbeelden bedenken van waar het vandaag bij jullie de mist ingaat? Zie deze blog als een uitnodiging om het anders te doen! Wens je meer input over hoe deze uitdaging aan te pakken binnen jouw organisatie? Wij helpen je graag via info@userfull.be

Werken jullie ondertussen grotendeels op Office 365 en wil je nog een stapje verder gaan? Plan een kennismakingsgesprek en bekijk hoe je met het intranet as a service de digitale werkplek van je medewerkers nog nét dat ietsje aangenamer kan maken.

Onderstaande categorieën behoren tot dit artikel, wil je er meer over weten? Klik er dan op door.