Microsoft Copilot implementeren in jouw KMO in 5 stappen
Het succesvol integreren van Microsoft Copilot in je organisatie begint met een duidelijke voorbereiding. Stap voor stap helpen we je om deze krachtige AI-assistent in te zetten, met concrete voorbeelden die je direct kunt toepassen, zelfs als je een kleinere KMO runt.
Stap 1: Jouw Microsoft 365-omgeving voorbereiden
Een goede voorbereiding begint met een robuuste basis. Zijn je Microsoft 365-applicaties zoals Teams, Outlook en SharePoint up-to-date? Zo niet, dan is het tijd om je IT-omgeving grondig te controleren. Denk aan een lokaal bouwbedrijf dat projectbestanden in SharePoint opslaat en Teams gebruikt om taken te verdelen. Door ervoor te zorgen dat alle medewerkers toegang hebben tot dezelfde applicaties, worden workflows eenvoudiger en efficiënter.
Praktisch:
- Controleer en update jouw Microsoft 365-applicaties: Zorg dat applicaties zoals Teams, Outlook en SharePoint correct zijn geïnstalleerd en up-to-date.
Praktijkvoorbeeld: Plan een maandelijkse IT-check om updates en configuraties consistent bij te houden. - Inventariseer gebruikte tools: Beoordeel welke Microsoft 365-tools jouw team gebruikt en hoe ze samenwerken.
Praktijkvoorbeeld: Stel een lijst samen van actieve applicaties en verbind deze met workflows binnen Teams en SharePoint. - Test de integratie: Controleer hoe bestaande tools (zoals SharePoint) data synchroniseren met andere apps.
Praktijkvoorbeeld: Test een documentworkflow waarbij een bestand in SharePoint wordt geüpload en gedeeld via Teams. - Prijsverhoging voor add-ons
Add-ons zoals Microsoft Teams Phone Standard en Power BI Pro/Premium worden vanaf 1 april 2025 significant duurder.
Stap 2: Effectief beheer van bedrijfsdata
De kracht van Copilot hangt af van de kwaliteit van je data. Voor een bloemenzaak die bestellingen in OneDrive bewaart, is het bijvoorbeeld cruciaal dat mappen netjes georganiseerd zijn en duplicaten worden verwijderd. Door vaste naamconventies in te voeren en een tool zoals Power Automate in te zetten, kun je de dataorganisatie verbeteren.
Praktisch:
- Structureer je data: Sorteer en organiseer gestructureerde data in databases (zoals Dynamics 365).
Praktijkvoorbeeld: Stel vaste naamconventies op voor mappen in OneDrive en Teams om duplicatie te voorkomen. - Beheer ongestructureerde data: Zorg dat bestanden toegankelijk en goed georganiseerd zijn in OneDrive en SharePoint.
Praktijkvoorbeeld: Implementeer automatische tagging en versiebeheer voor documenten. - Voer een datakwaliteitsaudit uit: Identificeer duplicaten en verwijder verouderde bestanden.
Praktijkvoorbeeld: Gebruik tools zoals Power Automate om duplicaten automatisch te detecteren en te verwijderen.
Stap 3: Begrijp jouw werkprocessen
Om Copilot effectief in te zetten, moet je weten hoe je team werkt. Een marketingbureau dat veel via Teams communiceert, kan Copilot inzetten om dagelijkse chats samen te vatten en taken automatisch te herkennen. Dit voorkomt dat belangrijke acties verloren gaan in de massa van gesprekken.
Praktisch:
- Analyseer dagelijkse workflows: Identificeer kernprocessen zoals vergaderingen en e-mailbeheer.
Praktijkvoorbeeld: Documenteer hoe een team een projectstart bespreekt, taken verdeelt en updates deelt via Teams. - Documenteer communicatiepatronen: Begrijp hoe teams gebruik maken van Teams-kanalen, Outlook en OneDrive.
Praktijkvoorbeeld: Maak een procesoverzicht van het delen van documenten in Teams-kanalen. - Gebruik analytics-tools: Analyseer werkpatronen via Microsoft Viva Insights.
Praktijkvoorbeeld: Gebruik Viva om te ontdekken welke processen het meest baat hebben bij automatisering met Copilot.
Copilot voor KMO’s: ontdek hoe AI jouw bedrijf kan versterken
30 januari 2025 | 🗓️ Evenementen
Ben je klaar om de kracht van AI te benutten voor jouw KMO? Tijdens deze interactieve sessie ontdek je hoe Microsoft Copilot, het dagelijks werk kan vereenvoudigen, productiviteit verhogen en groei stimuleren.
Stap 4: Rechten en beveiliging optimaliseren
Beveiliging is cruciaal. Stel je een klein boekhoudkantoor voor dat alleen de financiële afdeling toegang geeft tot klantendossiers in SharePoint. Door rollen en rechten zorgvuldig in te stellen, weet je zeker dat alleen geautoriseerde personen toegang hebben tot gevoelige informatie.
Praktisch:
- Beveilig toegangsrechten: Pas op rollen gebaseerde toegangscontrole toe op alle bedrijfsgegevens.
Praktijkvoorbeeld: Stel een matrix op waarin per rol wordt aangegeven welke Teams-kanalen of SharePoint-sites toegankelijk zijn. - Implementeer zero-trust-principes: Zorg dat alleen geauthenticeerde gebruikers toegang krijgen tot gegevens.
Praktijkvoorbeeld: Gebruik Azure Active Directory voor multi-factor authenticatie. - Review beveiligingsinstellingen regelmatig: Controleer de configuratie van gegevensbescherming en gedeelde documenten.
Praktijkvoorbeeld: Plan een kwartaaloverleg om rechten en toegang tot gevoelige documenten te evalueren.
Stap 5: Licenties en Microsoft Copilot training
Niet iedereen in je organisatie heeft direct een Copilot-licentie nodig. Een webshop-eigenaar kan Copilot gebruiken voor verkooprapportages, terwijl een customer service-medewerker het inzet om veelgestelde vragen te beantwoorden. Zorg daarnaast voor training, zodat medewerkers weten hoe ze Copilot effectief kunnen inzetten.
Praktisch:
- Inventariseer licentiebehoeften: Bepaal welke medewerkers de meeste waarde uit Copilot halen en wijs licenties toe.
Praktijkvoorbeeld: Focus eerst op teams die veel data verwerken, zoals HR of Finance. - Plan een training voor medewerkers: Leer teams effectief gebruik te maken van Copilot.
Praktijkvoorbeeld: Organiseer workshops waarin medewerkers praktische vragen leren stellen aan Copilot. - Monitor gebruik en prestaties: Meet hoe effectief Copilot wordt ingezet en pas licenties aan indien nodig.
Praktijkvoorbeeld: Gebruik Microsoft Admin Center om gebruiksrapporten te genereren en inefficiënties te identificeren.
📧 Neem contact op met onze Microsoft Copilot Expert Tim
