Kantonnale Bouwmaatschappij van Beringen (KBM) verhuurt en beheert ruim 3500 sociale huurwoningen en is daarmee één van de grootste huiseigenaren in de regio West-Limburg. Hoewel zij als organisatie geen onmiddellijke concurrentie ervaren en geen winstdoelstelling nastreven, is het voor hen wel belangrijk om op alle vlakken mee te evolueren met de behoeftes van hun stakeholders alsook met de veranderende regelgeving die eigen is aan hun sector. In oktober 2016 werd Ine Baptist aangesteld als directeur om vanuit een strategisch 5-jaren plan de nodige ontwikkelingen in gang te zetten.
Wist je dat je als KMO nu tot €50.000 subsidies kan ontvangen voor de digitale transformatie van je organisatie?
Nood aan iemand die meevoelt met KBM
“In 2017 zijn we gestart met in kaart te brengen waar we naartoe willen en te analyseren waar de grootste prioriteiten liggen, aan de hand van werkgroepen met onze medewerkers en een uitgebreide klantenbevraging. Daaruit bleek eigenlijk al vrij snel dat veel zaken IT-gerelateerd waren: zo gebeurde er op dat moment nog vrij veel werk manueel dat eigenlijk perfect digitaal zou kunnen verlopen. Ook de communicatie tussen de verschillende diensten zou veel gestroomlijnder kunnen. In eerste instantie hadden we dan ook besloten iemand aan te werven die het veranderingstraject vanuit IT-standpunt in goede banen zou kunnen leiden.
We vonden echter niet de juiste match op vlak van dynamiek en inlevingsvermogen in onze sector. En het is dan eigenlijk dankzij één van de sollicitanten dat Userfull op ons pad is gekomen. Tijdens een eerste kennismaking was er meteen een klik: het menselijke aspect primeerde, ze gooiden niet met harde IT-termen, het verhaal klopte, en hun focus lag bij het veranderingstraject. Toen ik even later bij hen op kantoor verwelkomd werd voor de inspiratiesessie ‘Leiden met lef’, werd mijn initiële gevoel alleen maar bevestigd: Userfull was de geschikte partij die naast de technische achtergrond vooral voldoende aandacht zou hebben voor het menselijke gedeelte in dit verhaal”, aldus Ine.
Overstap naar één geïntegreerd pakket
“Door de jaren heen was het ERP-pakket waar KBM mee werkte een kluwen van aanbreisels geworden waardoor op den duur niemand nog echt wist waarom, wat en hoe. Voor Userfull bestond de eerste opdracht er dan ook in om de ‘as-is’ en ‘to-be’ kernprocessen en de ondersteunende IT-architectuur uit te tekenen”, vertelt Ine.
Samen met KBM hebben wij een bedrijfsbrede analyse gedaan en hebben we aan de hand van het ‘business context schema’ alle processen in detail uitgewerkt. Zo kregen we duidelijk zicht op de verbeteringsmogelijkheden en de gewenste toekomstige situatie”, vult Koen, business analyst bij Userfull en value creator voor KBM, aan. “Dit heeft ons veel inzichten gegeven en op basis hiervan hebben we dan de RfP naar behoren kunnen opstellen. Verschillende aanbiedende partijen klonken vol lof over het duidelijk beeld dat geschept was over de context waar ze in terecht zouden komen”, blikt Ine tevreden terug.
“Vervolgens hebben we KBM begeleid bij de keuze voor de oplossing die het beste overeenstemde met hun noden: we hebben de 4 aanbieders uitgedaagd bij de offerteverdediging en tevens enkele bezoeken gebracht aan collega’s van KBM die de betreffende oplossingen reeds gebruikten. Hierdoor hebben we ondertussen heel goed zicht op het landschap van de sociale huisvesting en welke oplossingen relevant zijn. In overleg hebben we eind maart 2019 uiteindelijk gekozen voor een combinatie van GashNet.Plus (voor huuradministratie en facilitair beheer) en ORASIII (voor boekhouding). Ondertussen hebben we het plan van aanpak met hen vastgelegd en zijn we volop bezig met de implementatie waarin wij de rol van project manager op ons nemen en de nodige onderliggende infrastructuur zullen optimaliseren”, aldus Koen.
Change management als cruciale factor
“Doordat we initieel vertrokken zijn vanuit de problemen die onze medewerkers en klanten zelf hebben aangekaart, is de weerstand op de veranderingen relatief laag. We blijven onze verschillende stakeholders nauw betrekken bij het traject. Communicatie is dan ook een zeer belangrijke pijler in ons veranderplan”, geeft Ine aan.
“Stapsgewijs werken we de prioriteiten af: na de implementatie van GashNet.Plus en ORASIII staan voorraad-en aankoopbeheer, de automatisatie van de werkbonnen en de plaatsbeschrijvingen, de verdere digitalisering van de financiële flow en ook data warehousing en management rapportering op het programma. We volgen hierbij de principes van het ‘lean change canvas’ en de ‘six batteries of change’. Via het monitoren van bepaalde KPI’s zorgen we dat de ingezette verandering duurzaam zal zijn”, licht Koen toe.
“Koen speelt ook op dit vlak een belangrijke rol voor KBM. In het begin waren sommigen misschien iets terughoudender over de komst van een externe consultant, maar hij heeft al snel het vertrouwen gewonnen door de missing links hier intern te detecteren. Doordat hij vanaf dag 1 onze vaste contactpersoon is, schept dat ook een band. Ondertussen is hij echt een vertrouwd gezicht en maakt hij eigenlijk deel uit van ons team en dat zorgt voor een goede samenwerking!”, concludeert Ine.
Onderstaande categorieën behoren tot dit artikel, wil je er meer over weten? Klik er dan op door.
