Technopolis, een plek waar je op een speelse manier naast alles over wetenschap ook heel wat over technologie kan ontdekken. Samen met hun collega’s hebben ze beslist om ook voor hun interne werking te kiezen voor toekomstgerichte technologieën. Zo legden ze eind 2021 de business case rond de transitie van hun VoIP telefooncentrale naar Microsoft Teams telefonie bij Userfull neer.

Tot op dat moment verliepen de inkomende calls bij Technopolis via het customer happiness team dat alles verder dispatchte. Eigen aan hun core business werden ze echter getriggerd door de mogelijke efficiëntiewinst die de Microsoft Teams technologie op vlak van telefonie te bieden heeft. Samen met de IT-manager, Peter Sercu, brachten we de noden en de call flows in kaart, wogen we de pro’s en contra’s af op vlak van licenties, hardware, integraties, etc. Vervolgens bekeken we bijkomende functionaliteiten en detecteerden we potentiële valkuilen bij de migratie. Uit deze oefening bleek dat de overstap effectief een slimme zet zou zijn.

Als strategische IT-support partner van Technopolis, leidde Userfull deze transitie mee in goede banen. Telkens stellen wij een designbrief op zodat het voor elke betrokken partij duidelijk is welke fases er doorlopen worden en wie daarbij welke verantwoordelijkheden neemt:

• Fase 1: de voorbereidingen worden getroffen (aanleveren nodige informatie met betrekking tot telefoonnummers, call flows, etc., opzet SBC door telecomprovider, aankoop licenties)
• Fase 2: configuraties en testing
• Fase 3: opleiding key users (bij Technopolis hebben we een coach-the-coach training gegeven aan de IT-manager)
• Fase 4: daadwerkelijke cutover

 “We gebruikten Teams reeds enkele jaren als interne samenwerkingstool. Door het nu ook als telefooncentrale in te zetten, benutten we het volle potentieel van deze technologie. En dankzij de kennisoverdracht via Userfull begrijp ik nu ook heel goed hoe Teams in elkaar zit. Dat is sowieso het fijne aan – wat ik noem – onze ‘tailormade’ samenwerking. Door onze historiek en eigenheid, hebben we regelmatig specifieke uitdagingen en vragen. Userfull weet daar steeds een oplossing voor te vinden, al dienen ze daar regelmatig ‘out-of-the-box’ voor te denken. Voor mij voelt het alsof ze deel zijn van het Technopolis IT-team en dat is zeer waardevol.”, aldus Peter Sercu.

Overwegen jullie om afscheid te nemen van jullie VoIP telefooncentrale? Dan denken we graag met jullie mee over de potentiële meerwaarde en lijsten we de kosten-baten transparant op, zodat we samen een gefundeerde beslissing kunnen nemen! 

Onderstaande categorieën behoren tot dit artikel, wil je er meer over weten? Klik er dan op door.