Doorheen de dag maken we gebruik van verschillende applicaties die data verwerken en opslaan. Denk maar aan SharePoint, CRM, ERP, boekhoudsysteem, enzovoort.
Het up-to-date en ordelijk houden van die data over de verschillende applicaties heen is niet altijd even eenvoudig. Zeker niet wanneer met meerdere collega’s samengewerkt wordt.
Het maken van koppelingen tussen die verschillende applicaties en het voorzien van bepaalde automatisaties zoals folderstructuren rechtzetten, klanten aanmaken, rechtenbeheer, enzovoort, was bijvoorbeeld voor BDO Cynex de ideale oplossing.
SharePoint automatisering met rechtenbeheer
In eerste instantie bouwden we de koppeling tussen het ERP-systeem van BDO Cynex en hun SharePoint-omgeving.
Deze koppeling zorgt ervoor dat nieuwe klanten die aangemaakt worden in het ERP-systeem ook automatisch aangemaakt worden in hun SharePoint omgeving door middel van een klantensite. De juiste rechten worden ook automatisch toegekend zodat enkel de bevoegde personen toegang hebben heeft tot bepaalde informatie.
Op basis van een op maat gemaakte ontwikkeling controleert het systeem elke nacht of er veranderingen zijn binnen het ERP-systeem en synchroniseert deze naar SharePoint.
Bovendien kan elke accountmanager een gepersonaliseerde klantenlijst zien op zijn of haar SharePoint-dashboard zodat enkel relevante informatie voor hem of haar zichtbaar is..
Automatisering van SharePoint-folders
Vervolgens bouwden we een koppeling die automatisch een nieuwe folder per boekjaar aanmaakt in SharePoint per klant. Medewerkers hebben dan ook de mogelijkheid om voorafgaande boekjaren te archiveren.
Op die manier kunnen alle relevante folders per boekjaar netjes en gestructureerd bewaard worden.
Automatisch behoud van folderstructuur volgens de governance
Om een wildgroei aan folders in SharePoint te voorkomen, ontwikkelden we een vaste folderstructuur.
Op basis van een op maat gemaakte automatisering controleert het systeem elke nacht of de vooropgestelde folderstructuur gewijzigd is. Zo ja, dan worden die wijzigingen automatisch in de folder ‘te verplaatsten’ gezet en wordt er een mail uitgestuurd naar de administrator die verantwoordelijk is voor de folderstructuur. Hij of zij kan bijgevolg de afwijkende folder of de gewijzigde bestanden op de juiste plaats zetten. Zo blijft de structuur behouden.
Toegevoegde waarde
De op maat gemaakte koppelingen en automatiseringen zorgen voor een nog efficiënter documentbeheer en -beleid bij BDO Cynex.
Bedankt BDO Cynex voor de fijne samenwerking en proficiat met jullie groei! Wij zijn trots dat wij jullie hierin mochten ondersteunen!
Ook op zoek naar efficiëntie of automatisering binnen jouw SharePoint en/of Microsoft Teams werking?
Onderstaande categorieën behoren tot dit artikel, wil je er meer over weten? Klik er dan op door.
